1、每学期末或开学初制定新学期对外交流的计划书，介绍外来专家的简历、活动的目的及简要的日程安排、可能产生的活动经费，报院长审批。需要外事接待的填写《杭州师范大学聘请短期外籍专家、教师项目申请表》或《杭州师范大学学生国际化培养项目资助申请表》

同时报校外事处审批。

2、专家来院前三天制作活动海报，系列活动外来专家来校前一周向院办递交详细活动日程计划，报院领导审批。

3、填写杭州师范大学举办学生学术讲座（报告）申请表到教学部报分管院长签字。

4、与院办联系填写讲座申请表办理讲座费、专家接送、吃住、活动经费事宜。一般入住学校交流中心，由学院食堂提供餐劵（含陪同老师）如需使用展览院办负责人联系相关事宜。

5、         重要专家来院的欢迎宴会和欢送宴会由一名院领导参加。

6、         交流活动过程由主办系派出师生安排、陪同外来专家教学、讲座、展览、参观。

7、         主办系提供新闻稿（图、文），院办负责存档并向外宣传报道。

8、         系列交流活动结束后递交总结报告。

9、         三天内整理支出经费凭据到原版办理报销手续。需外事资助的由院办凭申请表和交流总结及报销单据向学校外事处申请。